Všechny moderní knihovnické systémy umožňují přebírání katalogizačních záznamů prostřednictvím protokolu Z39.50, jehož rozhraní Souborný katalog poskytuje přes veřejný internet. K výměně dat se používají datové formáty MARC21 a/nebo UNIMARC, a to jak pro bibliografické, tak autoritní záznamy.
Podrobné technické informace o nastavení rozhraní Z39.50, které Souborný katalog poskytuje, najdete na stránkách Národní knihovny. Národní knihovna také určuje pravidla pro hlášení chyb a přebírání oprav jednotlivých záznamů.
Pro poskytování vlastních bibliografických záznamů je možné využít protokol OAI-PMH, který umožňuje poskytovat sadu vlastních záznamů pro ostatní katalogy.
Dodavatelé všech knihovních systémů, používaných v ČR, umějí nakonfigurovat své systémy podle potřeb katalogizátorů jednotlivých knihoven tak, aby umožňovaly stahování záznamů, vyhledávání a využívání databází autorit Souborného katalogu (i dalších relevantních zdrojů) tak, aby usnadnily katalogizaci všech typů dokumentů. Knihovní systémy obvykle také umějí poskytovat stejné rozhraní dalším (obvykle podřízeným regionálním) knihovnám, pokud je to třeba.
Pro všechny uživatele knihovních systémů je podstatná transparentnost používaných dat — nepotřebují vědět, odkud konkrétní bibliografický záznam pochází, a mohou se spolehnout, že se jedná o kvalitně zpracovaná data.